Автор:
Юрист
Юлия Рашкина
Оказывались ли вы в такой ситуации? Вроде бы вы с контрагентом все обсудили и договорились, кто что будет делать. А через месяц контрагент утверждает, что ничего он не обещал. Неприятно, но подтвердить свои слова нечем — все обсуждали устно.
Такое может произойти, в частности, если:
— мы плохо донесли свою мысль до контрагента
— мы не убедились, что контрагент понял нас
— контрагент считает, что он не давал никаких обещаний
— контрагент просто забыл, о чем он договорился с нами.
Для таких случаев есть 2 инструмента:
1. резюме созвона
2. протокол переговоров
Это легкий и быстрый способ зафиксировать, о чем договорились: планы, действия, ограничения.
Что можно указать в резюме созвона?
— дату и время созвона
— ФИО участников созвона
— тему созвона
— итоги созвона: опишите действия, о которых вы договорились.
В течение нескольких часов после созвона отправьте готовое резюме всем участникам и попросите их подтвердить, что вы всё описали верно.
Кстати, не будет лишним записать созвон или аудио переговоров :)
Но делать запись можно только с согласия контрагента.
Более серьезный и продвинутый инструмент, чем резюме.
До начала переговоров или созвона договоритесь с контрагентом, какая сторона будет вести протокол.
Что следует отразить в протоколе переговоров?
— дата, время и место проведения переговоров
— наименования сторон переговоров
— ФИО участников переговоров от каждой стороны
— данные документов, которые подтверждают полномочия участников переговоров (при необходимости)
— вопросы, которые стороны обсуждали на переговорах
— позиция сторон по каждому вопросу
— решение по каждому вопросу
— дата и время следующих переговоров (при необходимости).
Если переговоры проходили очно, составьте протокол в двух экземплярах. После переговоров уполномоченные лица от каждой стороны должны подписать протокол.
Если переговоры проходили онлайн, в течение нескольких дней отправьте протокол всем участникам переговоров по адресам электронной почты, согласованным в договоре, попросите контрагента подписать протокол со своей стороны и прислать его скан.
С таким и в суд не зазорно прийти, если дело дойдет.
Кстати, именно через протокол переговоров можно доказать передачу конфиденциальной информации, которую контрагент по NDA обязуется хранить в тайне.