В абзаце 3 п. 2 ст. 1295 Гражданского Кодекса РФ установлена обязанность работодателя уплатить автору вознаграждение при наступлении следующих юридических фактов:

— работодатель в установленный срок начинает использование служебного произведения или передает исключительное право другому лицу;

— работодатель принимает решение о сохранении служебного произведения в тайне, и по этой причине не начинает его использование в установленный срок.

Размер вознаграждения, условия и порядок его выплаты работодателем определяется договором между ним и работником, а в случае спора — судом.

Вознаграждение не может быть частью заработной платы работника, оно должно выплачиваться отдельно.

Оформите документ под названием «Служебное задание», в котором предусмотрите требования к дизайну и сроки выполнения задачи.

Документ должен быть подписан и генеральным директором и сотрудником.

После создания дизайна можно оформить отчет о выполнении служебного задания или акт — приема передачи результата служебного задания.

Должностные инструкции не являются обязательным документом для организации.

Отсутствие такого документа не может расцениваться как нарушение трудового законодательства и не влечет какой-либо ответственности работодателя.

ООО вправе передать полномочия единоличного исполнительного органа индивидуальному предпринимателю. Для этого общее собрание или совет директоров (в зависимости от того в чьей это компетенции в соответствии с уставом организации) должно принять решение о передаче полномочий индивидуальному предпринимателю. Решение принимается большинством не менее двух третей голосов от общего числа голосов участников общества, если необходимость большего числа голосов для принятия такого решения не предусмотрена уставом. Договор со стороны ООО подписывает председатель общего собрания/совета директоров.

Согласия работников на обработку их персональных данных по общему правилу не требуется. Однако ст. 86 Трудового Кодекса РФ содержит отдельные исключения из этого правила: при получении персональных данных работника у третьей стороны, при передаче персональных данных работника третьей стороне, а также при передаче персональных данных работника в коммерческих целях необходимо письменное согласие работника.

В трудовом договоре можно прописать следующее условие: «Все исключительные права на любые произведения, созданные работником в рамках своей трудовой деятельности, принадлежат работодателю». В трудовом договоре или в должностной инструкции следует указать перечень непосредственных функций работника, для того, чтобы впоследствии иметь возможность доказать, что работник создавал программу в рамках порученных ему обязанностей.

Предмет договора авторского заказа должен содержать техническое задание, которое подробно описывает результат, который хочет получить заказчик. В ином случае суд может решить, что заказчик и фрилансер не достигли соглашения о предмете договора. Следствие — признания договора не заключенным. Судебная практика по этому вопросу сформирована. (Постановление Президиума ВАС РФ от 27 июня 2006 г. N 2039/06).

Заключайте с фрилансерами договор авторского заказа. В тексте договора должно быть ясное техническое задание, сроки исполнения работ и сроки оплаты. Договор и акт приема-передачи к нему будут являться главным подтверждением того, что компоненты сайта были разработаны по Вашему заданию, переданы Вам и теперь являются Вашими интеллектуальными активами.